Chiunque abbia il compito di conservare della documentazione importante sa che deve necessariamente proteggerla da minacce esterne quali fuoco e furto; infatti il danneggiamento o il furto della documentazione finanziaria o di eventuali progetti, comporta la compromissione della sopravvivenza aziendale.
Il mancato uso di mezzi idonei alla protezione dei documenti aziendali comporta la mancata copertura assicurativa per i danni derivanti da queste perdite.
Proteggere in maniera adeguata i propri documenti viene considerato fattore discriminante di affidabilità da parte delle compagnie assicurative.